Informativa Privacy – Registrazione Account

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito della registrazione dell’account studente e della successiva gestione del rapporto contrattuale è:

Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali forniti dall’interessato nell’ambito della creazione dell’account, dell’accettazione del preventivo e della gestione del contratto di locazione.

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• Email dedicata alla privacy: privacy@solostudenti.it
• PEC: solostudenti@legalmail.it
• Indirizzo postale: Via Luigi Vitali n. 1, 20122 Milano (MI)

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Alla data di aggiornamento della presente informativa, il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti ai sensi dell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679.

Qualora venga nominato un DPO, i relativi dati di contatto saranno pubblicati e aggiornati nella presente sezione.

2. Tipologia di dati trattati

Nell’ambito della registrazione dell’account studente e della successiva gestione del rapporto contrattuale relativo alla locazione dell’immobile, il Titolare tratta dati personali necessari all’identificazione dell’interessato, alla conclusione del contratto e all’adempimento degli obblighi di legge, inclusi quelli in materia di antiriciclaggio.

Le categorie di dati trattati sono le seguenti.

2.1 Dati anagrafici completi

Il Titolare tratta i dati anagrafici dell’interessato, quali nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso, nazionalità e residenza o domicilio, necessari per la corretta identificazione del soggetto che richiede la registrazione e per la predisposizione del contratto di locazione.

Tali dati sono essenziali per la gestione del rapporto contrattuale e per gli adempimenti amministrativi e fiscali connessi.

2.2 Dati di contatto

Sono trattati l’indirizzo email e il numero di telefono dell’interessato, nonché eventuali ulteriori recapiti forniti volontariamente.

Questi dati sono utilizzati per consentire le comunicazioni operative relative alla registrazione, alla gestione del contratto, ai pagamenti e a eventuali comunicazioni di servizio connesse al rapporto in essere.

2.3 Codice fiscale

Il codice fiscale dell’interessato è trattato ai fini dell’identificazione univoca del soggetto, della predisposizione del contratto e dell’adempimento degli obblighi fiscali e amministrativi previsti dalla normativa vigente.

2.4 Dati identificativi del documento

Il Titolare raccoglie informazioni relative al documento di identità (tipologia, numero, data di rilascio e scadenza, autorità emittente), necessarie per verificare l’identità dell’interessato nell’ambito della registrazione e per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile, inclusa quella in materia di prevenzione del riciclaggio.

2.5 Copia del documento di identità

È richiesta la copia o l’immagine del documento di identità al fine di effettuare l’identificazione formale dell’interessato, verificare la corrispondenza dei dati dichiarati e adempiere agli obblighi di legge connessi alla stipula del contratto.

La copia del documento è trattata con misure di sicurezza adeguate e accessibile esclusivamente al personale autorizzato.

2.6 Copia della tessera sanitaria

La copia della tessera sanitaria è richiesta esclusivamente per verificare la correttezza del codice fiscale e l’identità dell’interessato, nonché per garantire la corretta compilazione della documentazione contrattuale e fiscale.

Non sono trattati dati relativi allo stato di salute dell’interessato.

2.7 Dati bancari (IBAN)

Il Titolare tratta l’IBAN e gli eventuali ulteriori dati necessari alla gestione dei pagamenti, del deposito cauzionale e di eventuali rimborsi.

Tali dati sono utilizzati esclusivamente per finalità connesse all’esecuzione del rapporto contrattuale e non sono diffusi.

2.8 Dati di eventuale garante

Qualora sia previsto un garante, il Titolare tratta i dati anagrafici, fiscali e identificativi dello stesso, inclusa copia del documento di identità, al fine di valutare e formalizzare la garanzia connessa al contratto di locazione.

Il trattamento dei dati del garante avviene nel rispetto della normativa vigente e delle medesime misure di sicurezza previste per l’interessato principale.

2.9 Dati contrattuali

Sono trattate le informazioni relative all’immobile oggetto di locazione, alla durata del contratto, alle condizioni economiche, allo stato dei pagamenti e alle comunicazioni intercorse tra le parti, necessarie per la corretta gestione del rapporto contrattuale.

2.10 Log e dati di utilizzo della piattaforma

Il Titolare può trattare dati tecnici relativi all’utilizzo della piattaforma, quali data e ora di registrazione, accessi all’account, operazioni effettuate, indirizzo IP e altri dati tecnici, al fine di garantire la sicurezza del sistema, prevenire utilizzi impropri e tutelare i propri diritti.

I dati personali sono forniti direttamente dall’interessato o, nel caso del garante, dal soggetto interessato alla stipula del contratto.

Non sono trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679, salvo eventuali informazioni che dovessero essere comunicate spontaneamente dall’interessato.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali raccolti nell’ambito della registrazione dell’account studente e della gestione del rapporto contrattuale sono trattati per le seguenti finalità.

3.1 Registrazione account e gestione della piattaforma

(art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

I dati sono trattati al fine di consentire la creazione dell’account personale, l’accesso alla piattaforma, la gestione delle funzionalità messe a disposizione dell’utente e l’interazione con i servizi offerti dal Titolare.

Il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e per la gestione del rapporto derivante dall’utilizzo della piattaforma.

3.2 Stipula e gestione del contratto di locazione

(art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

I dati personali sono trattati per la predisposizione, conclusione ed esecuzione del contratto di locazione, nonché per la gestione delle comunicazioni tra le parti, l’organizzazione dell’ingresso nell’immobile e la corretta esecuzione degli obblighi contrattuali.

Il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte.

3.3 Adempimenti fiscali e amministrativi

(art. 6, par. 1, lett. c GDPR)

I dati sono trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa fiscale, civilistica e amministrativa applicabile, inclusi gli obblighi connessi alla registrazione del contratto, alla gestione contabile e alla conservazione della documentazione.

Il trattamento è fondato sull’adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare.

3.4 Adempimenti in materia di prevenzione del riciclaggio

(D.Lgs. 231/2007 – art. 6, par. 1, lett. c GDPR)

In qualità di soggetto che svolge attività di intermediazione immobiliare, il Titolare è tenuto ad adempiere agli obblighi previsti dalla normativa in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

I dati personali, inclusa la copia del documento di identità e della tessera sanitaria, sono trattati ai fini dell’identificazione e della verifica dell’identità del cliente, nonché per la conservazione delle informazioni previste dalla normativa applicabile.

Il conferimento dei dati richiesti ai fini dell’adeguata verifica è obbligatorio per legge. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto contrattuale.

L’adeguata verifica può comportare la valutazione del profilo di rischio dell’operazione, l’eventuale consultazione di liste pubbliche o banche dati relative a persone politicamente esposte (PEP) o soggetti sottoposti a misure restrittive, nonché l’obbligo di conservazione delle informazioni per un periodo di 10 anni ai sensi dell’art. 31 del D.Lgs. 231/2007.

3.5 Gestione dei pagamenti e del deposito

(art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

I dati bancari e le informazioni relative ai pagamenti sono trattati per la gestione del deposito cauzionale, delle commissioni e di ogni altra operazione economica connessa al rapporto contrattuale.

Il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte.

3.6 Tutela dei diritti del Titolare

(art. 6, par. 1, lett. f GDPR)

I dati possono essere trattati per l’eventuale accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, nonché per la gestione di eventuali controversie.

Il trattamento è fondato sul legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali richiesti nell’ambito della registrazione dell’account e della gestione del rapporto contrattuale è necessario per le finalità indicate nella presente informativa.

In particolare:

• i dati anagrafici, fiscali e di contatto sono indispensabili per l’identificazione dell’interessato e per la predisposizione e gestione del contratto di locazione;
• i dati identificativi del documento e la relativa copia sono necessari per la verifica dell’identità e per l’adempimento degli obblighi di legge, inclusi quelli in materia di prevenzione del riciclaggio;
• la copia della tessera sanitaria è richiesta ai fini della corretta verifica del codice fiscale e della compilazione della documentazione contrattuale e fiscale;
• i dati bancari sono necessari per la gestione dei pagamenti e del deposito cauzionale;
• i dati dell’eventuale garante sono indispensabili qualora la conclusione del contratto sia subordinata alla prestazione di una garanzia.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori comporta l’impossibilità di procedere con la registrazione dell’account, la conclusione del contratto e l’erogazione dei servizi richiesti.

Resta fermo che eventuali dati ulteriori non espressamente richiesti potranno essere forniti facoltativamente dall’interessato, fermo restando che il Titolare tratterà esclusivamente i dati strettamente necessari alle finalità indicate.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici, nonché, ove necessario, mediante supporti cartacei, secondo modalità strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.

5.1 Trattamento elettronico

I dati sono trattati principalmente tramite:

• piattaforme informatiche per la gestione degli account e dei contratti;
• sistemi gestionali o CRM utilizzati dal Titolare;
• strumenti per la gestione dei pagamenti;
• sistemi di archiviazione digitale della documentazione contrattuale e identificativa.

Il trattamento è effettuato da personale autorizzato, adeguatamente formato e istruito in materia di protezione dei dati personali. Non sono previsti processi decisionali automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR.

5.2 Conservazione documentale

La documentazione identificativa (inclusa copia del documento di identità e della tessera sanitaria) e quella contrattuale è conservata in formato digitale su sistemi protetti, nel rispetto degli obblighi previsti dalla normativa civile, fiscale e antiriciclaggio.

La conservazione avviene per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate e, nei casi previsti dalla legge, per i periodi obbligatori di conservazione.

5.3 Misure di sicurezza rafforzate per documenti identificativi

In considerazione della natura dei dati trattati, il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, tra cui:

• sistemi di autenticazione e controllo degli accessi ai dati;
• protezione mediante credenziali individuali e profili di autorizzazione;
• protezione dei sistemi informatici tramite strumenti di sicurezza (firewall, antivirus, sistemi di monitoraggio);
• backup periodici e procedure di ripristino dei dati;
• limitazione dell’accesso ai documenti identificativi al solo personale strettamente autorizzato.

5.4 Limitazione degli accessi

L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente al personale interno o ai soggetti esterni formalmente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, nei limiti delle rispettive competenze e per le sole finalità previste.

I soggetti autorizzati operano sulla base di specifiche istruzioni impartite dal Titolare e sono vincolati da obblighi di riservatezza.

6. Destinatari dei dati

I dati personali raccolti nell’ambito della registrazione dell’account e della gestione del rapporto contrattuale non sono oggetto di diffusione.

Essi possono essere comunicati o resi accessibili esclusivamente ai soggetti di seguito indicati, nei limiti delle finalità descritte nella presente informativa.

6.1 Proprietario dell’immobile

Nell’ambito della conclusione e gestione del contratto di locazione, i dati personali strettamente necessari possono essere comunicati al proprietario dell’immobile, al fine di:

• consentire la stipula del contratto;
• verificare l’identità del conduttore;
• gestire il rapporto locativo;
• adempiere agli obblighi contrattuali e di legge.

Il proprietario dell’immobile, per i trattamenti di propria competenza connessi alla gestione del rapporto locativo, opera quale autonomo Titolare del trattamento.

6.2 Fornitori di servizi IT e CRM

I dati possono essere trattati tramite piattaforme informatiche, sistemi gestionali o CRM forniti da soggetti terzi che supportano il Titolare nella gestione dell’account, dei contratti e della documentazione.

Tali soggetti operano in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di specifici accordi che disciplinano il trattamento dei dati personali.

6.3 Fornitore del servizio di pagamento

I dati necessari alla gestione dei pagamenti (es. IBAN o altri dati bancari) possono essere trattati tramite piattaforme o istituti di pagamento utilizzati dal Titolare per la gestione delle operazioni economiche connesse al contratto.

Anche tali soggetti operano, a seconda dei casi, in qualità di Responsabili del trattamento o di autonomi Titolari, in conformità alla normativa applicabile.

6.4 Consulenti fiscali e commercialista

I dati possono essere comunicati a consulenti fiscali, contabili o al commercialista del Titolare, nei limiti strettamente necessari per l’adempimento degli obblighi fiscali e amministrativi previsti dalla legge.

Tali soggetti operano in qualità di Responsabili del trattamento o, ove previsto dalla normativa, quali autonomi Titolari.

6.5 Consulenti legali

In caso di necessità, i dati possono essere comunicati a consulenti legali incaricati dal Titolare per la tutela dei propri diritti o per la gestione di eventuali controversie.

6.6 Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR

Il Titolare può avvalersi di soggetti esterni che trattano dati personali per suo conto, formalmente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

Tali soggetti trattano i dati esclusivamente per le finalità indicate e nel rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Il trattamento dei dati personali avviene prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Tuttavia, l’utilizzo di fornitori di servizi tecnologici, piattaforme cloud o provider di pagamento può comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori del SEE, inclusi, ove applicabile, gli Stati Uniti.

7.1 Fornitori cloud e servizi IT

Qualora i sistemi informatici, le piattaforme di gestione documentale o i servizi cloud utilizzati dal Titolare prevedano l’archiviazione o il trattamento dei dati su server ubicati in Paesi terzi, tali trasferimenti avverranno nel rispetto degli artt. 44 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679.

7.2 Provider di pagamento

Nel caso in cui le operazioni economiche siano gestite tramite istituti di pagamento o piattaforme online, i dati necessari all’esecuzione della transazione potranno essere trattati anche tramite soggetti stabiliti in Paesi extra SEE, nei limiti strettamente necessari alla gestione del pagamento.

7.3 Garanzie adottate

I trasferimenti verso Paesi terzi avvengono esclusivamente in presenza di adeguate garanzie previste dalla normativa europea, quali:

• decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR;
• Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR;
• adesione del fornitore al Data Privacy Framework UE-USA, ove applicabile;
• ulteriori misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di protezione dei dati sostanzialmente equivalente a quello garantito nell’Unione Europea.

Il Titolare verifica preventivamente che i fornitori adottino misure adeguate di protezione dei dati personali e stipula con gli stessi accordi conformi all’art. 28 GDPR, ove richiesto.

L’interessato può richiedere ulteriori informazioni in merito alle garanzie adottate contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

8. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. e) del Regolamento (UE) 2016/679.

8.1 Obblighi fiscali e antiriciclaggio

I dati trattati per finalità contrattuali, fiscali e di prevenzione del riciclaggio, inclusa la documentazione identificativa e contrattuale, sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, in conformità:

• alla normativa civilistica in materia di prescrizione;
• agli obblighi fiscali e contabili;
• agli obblighi previsti dal D.Lgs. 231/2007 in materia di antiriciclaggio.

Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo ulteriori obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti del Titolare.

8.2 Log e dati di utilizzo della piattaforma

I dati tecnici relativi agli accessi e all’utilizzo della piattaforma (log) sono conservati per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza del sistema e prevenzione di utilizzi illeciti, e comunque per un periodo non superiore a 24 mesi, salvo esigenze di accertamento di eventuali illeciti o richieste dell’Autorità.

8.3 Ulteriori termini legali

In presenza di contenziosi, richieste dell’Autorità o necessità di accertamento, esercizio o difesa di un diritto, i dati potranno essere conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della controversia e comunque nel rispetto dei termini di prescrizione applicabili.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal Regolamento (UE) 2016/679, i diritti riconosciuti dagli artt. 15–22, tra cui:

• il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e di accedervi;
• il diritto di rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
• il diritto alla cancellazione dei dati (nei casi previsti dall’art. 17 GDPR);
• il diritto alla limitazione del trattamento;
• il diritto alla portabilità dei dati;
• il diritto di opposizione al trattamento nei casi previsti dall’art. 21 GDPR.

Le richieste possono essere inviate al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

Limitazioni dei diritti

Si informa che, in relazione ai trattamenti effettuati per l’adempimento degli obblighi in materia di prevenzione del riciclaggio ai sensi del D.Lgs. 231/2007, l’esercizio di alcuni diritti potrebbe essere limitato nei casi previsti dall’art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento delle attività di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

Reclamo all’Autorità di controllo

Resta in ogni caso salvo il diritto dell’interessato di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.

10. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere soggetta a modifiche o aggiornamenti, anche in considerazione di:

• variazioni normative o regolamentari;
• modifiche organizzative del Titolare;
• aggiornamenti dei sistemi informatici, delle piattaforme utilizzate o dei fornitori coinvolti nel trattamento;
• evoluzioni delle modalità di gestione del rapporto contrattuale.

Le eventuali modifiche saranno pubblicate sul sito e rese disponibili all’interno dell’area riservata dell’utente, ove applicabile.

Qualora le modifiche incidano in modo significativo sulle modalità di trattamento dei dati personali, il Titolare adotterà misure idonee a garantire un’adeguata informazione agli interessati.

Ultimo aggiornamento: 18/02/2026